Nous recherchons un assistant de direction (H/F) en contrat à durée indéterminée de droit public pour notre site de Maisons-Alfort.
Missions principales
• Gérer et coordonner l’organisation de l’agenda de la secrétaire générale : prise de rendez-vous, organisation de réunions, collecte et mise en forme de documents préparatoires, constitution des dossiers et suivi des aspects logistiques
• Assurer la gestion administrative avec efficacité et réactivité, notamment dans des situations sensibles
• Veiller à la fluidité des sollicitations et anticiper les besoins administratifs et logistiques
• Coordonner avec les assistantes de la direction générale et assurer l’interface avec les interlocuteurs des différentes directions métiers et partenaires
• Gérer le courrier et la circulation des parapheurs en identifiant leur degré d’urgence
• Préparer les courriers, messages et présentations en réponse aux sollicitations internes et externes
• Organiser le classement des dossiers et fichiers du secrétariat général
• Assurer la permanence téléphonique et rappeler les interlocuteurs selon l’agenda de la secrétaire générale
• Gérer les déplacements de la secrétaire générale (réservation de billets, repas, déplacements sur place, états de frais)
• Tenir les fichiers de contacts
• Appuyer la charge de mission pour l’organisation des instances de gouvernance (conseil d’administration et comité de déontologie)
Activités transverses (Direction des affaires juridiques et Mission Hygiène, sécurité, sûreté)
• Appuyer l’organisation de réunions (réservation de salle, convocations)
• Gérer le courrier et la circulation des parapheurs
• Gérer les déplacements
La continuité de service doit être assurée durant les périodes de congés avec la charge de missions et les autres assistantes de direction du secrétariat général.
