Assistant administratif / secrétaire H/F

Le dispositif est un accueil de jour avec hébergement diffus destiné aux jeunes majeurs de 18 à 21 ans (ex-MNA ou relevant de l'ASE). Il propose un accompagnement global et individualisé favorisant l'autonomie : hébergement, santé, scolarité, insertion professionnelle, démarches administratives et gestion du quotidien. La durée d'accompagnement s'adapte à chaque situation. L'équipe est pluridisciplinaire.

Votre rôle en tant que secrétaire/assistant administratif ? Contribuer au fonctionnement d'une direction ou d'un établissement via l'accueil, la gestion administrative et le partage de l'information.

Et concrètement ?
Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, orientez et conseillez les personnes selon leurs demandes, gérez le courrier arrivée et départ
Vous coordonnez les agendas, gérez les plannings, organisez les réunions, rendez-vous et déplacements professionnels, réservez les salles, préparez les supports de présentation
Vous effectuez le suivi administratif des activités : diffusion des procédures, collecte des indicateurs, classement et archivage des dossiers, participation aux réunions d'équipe, rédaction des comptes rendus, suivi opérationnel de certaines actions
Vous gérez le stock de fournitures de bureau, passez les commandes, contactez le prestataire en cas de dysfonctionnement d'un équipement dans le cadre des contrats de maintenance
Vous collectez les contributions pour les documents de l'équipe, réalisez leur mise en forme et leur impression, diffusez les exemplaires auprès des destinataires
Vous proposez des améliorations sur l'utilisation partagée des outils bureautiques et sur l'optimisation de l'agencement des locaux communs à l'ensemble de l'équipe

Chaque jour, et ce depuis plus de 150 ans, l'association Aurore fait face aux urgences de notre société dans les secteurs du soin, de l'hébergement et de l'insertion, grâce à des équipes de professionnels reconnues et engagées.

Si elle existe depuis plusieurs siècles, Aurore prône l'adaptation et l'innovation dans ses pratiques. Constamment tournée vers l'avenir, elle a toujours su s'adapter aux différents enjeux de notre société pour accompagner les populations qui en ont besoin. Parce que le monde change constamment, Aurore s'applique à conserver un regard neuf sur chaque situation et à réinventer les contours de la solidarité.

Chaque jour, nos équipes contribuent à améliorer la vie d'autrui. Bénéficiaire après bénéficiaire. Projets après projets. Sur le terrain.