Assistant de Direction en équipe fonctionnelle H/F -

Au sein de l'équipe des Services Généraux du site Saint Michel, sous la responsabilité du Responsable des Services Généraux, vos missions seront les suivantes :

Accueillir et informer,

* Accueillir les personnels, les enseignants, les entreprises et les personnes extérieures,
* Effectuer l'accueil téléphonique des Services Généraux,
* Orienter les visiteurs,
* Gérer la signalétique,
* Permettre la circulation de l'information au sein des Services Généraux.

Coordonner et organiser

* Organiser et faire circuler l'information au sein des équipes du service,
* En fonction des besoins et des urgences, faire appel aux agents concernés et coordonner leur intervention,
* Organiser, sur le plan logistique, les réunions ou déplacements des collaborateurs (réservations de salle, d'hébergement, transport…),
* Organiser et suivre un plan de classement administratif,
* Gérer le logiciel de suivi des interventions de l'équipe Maintenance,
* Assurer le suivi et la gestion des clés et barillets mécaniques et électroniques,
* Préparer les trousseaux de clés et effectuer leur suivi,
* Suivre la flotte des téléphones mobiles pour le compte de plusieurs établissements d'Auteuil,
* Tenir et gérer un stock de fournitures de bureau (crayons, papier, scotch, post-it, etc).

Assurer le travail administratif

* Traiter le courrier des Services Généraux
* Gérer la messagerie électronique et vocale du service,
* Gérer la base de données contacts du service,
* Rédaction de lettres et de courriers,
* Enregistrer et classer les informations utiles,
* Tenir à jour différents agendas et planning, prendre des rendez-vous,
* Filtrer les informations et respecter la confidentialité,
* Prendre des notes et synthétiser des comptes-rendus,
* Gérer un fond de caisse,
* Réaliser des bons de commandes,
* Pointer les factures,
* Réaliser des notes de frais,
* Suivi des cartes/chèques déjeuner (UpDéjeuner).

Assister le Responsable des Services Généraux

* Gérer l'agenda du Responsable des Services Généraux (RSG),
* Assister le RSG dans le travail administratif,
* Enregistrer et suivre le planning des équipes Services Généraux,
* Enregistrer les heures effectuées par les collaborateurs (relevé des heures),
* Transmettre les éléments de paie (absences, primes, …) au service comptabilité,
* Suivre le traitement administratif du dossier des agents (maladies, absences, …),
* Assister le RSG dans le suivi budgétaire,
* Elaborer et suivre un tableau de bord financier,
* Registres de sécurité : classer et organiser les rapports de contrôle technique et de maintenance,
* Suivi administratif des assurances (ouverture de dossier, déclarations de sinistre, …),
* Gérer le prêt des véhicules de l'établissement (planning de réservation remise de clé et documents, …),
* En lien avec le Référent Véhicules, assurer le suivi administratif de la maintenance des véhicules,
* Tenir à jour le tableau de bord de suivi des véhicules,
* Assurer le suivi des cartes carburant.

Poste à pourvoir jusqu'au 17 mai 2024 (éventuellement reconductible).

Fondation catholique reconnue d'utilité publique, acteur engagé de la prévention et de la protection de l'enfance, Apprentis d'Auteuil développe en France et à l'International des programmes d'accueil, d'accompagnement, de formation et d'insertion auprès de 30 000 jeunes et familles fragilisés dans plus de 230 établissements et dispositifs.
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