Rattachée à la Directrice et à la directrice adjointe, l’assistant de direction contribue au bon fonctionnement de l’association par la polyvalence de ses tâches et par la transversalité des dossiers à sa charge : Vie institutionnelle, gestion RH, Logistique, Organisation d’évènement, tâches administratives, comptabilité, assistanat de direction, communication....

PRESENTATION DU POSTE

Relations internes / externes

En interne, l’assistante de direction est en relation avec le Président, les administrateurs, la directrice, la directrice adjointe, l’ensemble de l’équipe et les bénévoles.
En externe, l’assistante de direction est en relation avec les adhérents, donateurs, abonnés, l’expert-comptable, le commissaire aux comptes, organismes de formation, OPCO, les prestataires et fournisseurs.

ACTIVITES PRINCIPALES

Vie institutionnelle

Organisation logistique des instances (CA / AG) : réservation des salles, envoi des convocations, préparation des dossiers, réservation des hôtels et repas le cas échéant
Envoi des procès-verbaux aux membres
Mise à jour des registres
Organisation de la commission des votes et de la commission de surveillance
Participation à l’Assemblée Générale et à toute autre instance à la
demande de la direction ou de la Présidence

Gestion RH

Tenue des dossiers des salariés
Mise à jour de l’outil RH
Gestion des formalités d’embauche

Gestion administrative des salariés :
- Formalités d’embauche,
- Mise à jour du registre du personnel,
- Suivi des absences des salariés (maladie, congés, RTT,.....)
- Elaboration des plannings,
- Préparation et vérification de la paie
- Suivi du plan de développement des compétences
- Liens avec les services de santé au travail
- Mise à jour du DUERP
- Mise à jour et suivi du logiciel RH

Logistique

Gestion des stocks de matériel et fournitures :
- Identification des besoins,
- Préparation des commandes
- Suivi des livraisons et des facturations
Suivi des contrats avec les différents prestataires
Organisation logistique de réunion et réservations diverses
Organisation logistique d’évènements
Organisation des envois en nombre ou autre activités administratives
avec l’équipe de bénévoles

Informatique

Suivi des contrats de maintenance informatique,
Liens avec la société informatique et avec la société du logiciel RH/NDF
Classement des données sur le serveur informatique,
Numérisation et classement des documents importants
Mise à jour du CRM, réalisation d’export

Assistanat de Direction

Réalisation de tâches administratives à la demande de la direction, de la direction adjointe ou de la Présidence (Traitement/ envoi de courriers ou courriels, élaboration de tableaux de suivis, rédaction de
Compte-rendu, de courriers, mise à jour de données, utilisation du CRM, classement, archivage...)
Centralisation et mise à jour des procédures de travail
Suivi de dossiers spécifiques sur demande de la direction, de la Présidence, de la directrice adjointe

Comptabilité

Participe à la coordination des personnes qui interviennent sur la comptabilité : expert comptable, commissaire aux comptes, employée en comptabilité

Communication

Participation au Comité de rédaction
Relecture et mise en forme de documents
Aide logistique au service communication sur l’organisation d’évènements

ACTIVITES PONCTUELLES

Accueil

Participe à l’accueil physique et téléphonique
Enregistrement du courrier
Traitement des demandes d’ASA

APCLD RECRUTE