Secrétaire médicale H/F

Doit être le garant de l’organisation administrative des documents médicaux. Participe avec les médecins et les équipes à l’organisation, la gestion, la coordination et le suivi des dossiers, courriers, rapports, dans le but d’améliorer la qualité de la prise en charge des patients. Garantit des relations adaptées non seulement avec les patients mais également avec l’équipe pluridisciplinaire avec laquelle elle travaille et les intervenants extérieurs.
La secrétaire médicale a pour mission de :
Au niveau de l’admission :
• Réceptionne les dossiers médicaux, les transmets aux médecins concernés.
• Répond par retour de fax ou par téléphone aux demandes (dossiers complets ou non).
• Classe les dossiers.
• Assure la relation avec les établissements pour documents complémentaires et démarches administratives.
• Convenir avec le service en amont des modalités d’accueil des patients.
• Démarches administratives.
• Prépare le dossier patient avant son arrivé.

Durant le séjour :
• Assure le suivi des consultations et autres démarches.
• Classe les examens complémentaires dans le dossier médical.
• Produit les différents courriers, certificats, dicté par les médecins.
• Fait le courrier d’admission dans l’établissement pour les médecins traitants.

Au moment de la sortie :
• Démarches administratives.
• Assure le secrétariat des documents pour la sortie.
• Remet les documents de sortie au patient.
• Transmet le CRH aux différents médecins qui prendront en charge le patient.

➢ Gestion et administration :
Dossiers : doit être responsable de la tenue et de l’archivage des dossiers.
Documents : - création de documents utiles à l’activité médicale – mise en forme des courriers et rapports donnés par les médecins – statistiques à tenir à jour – classements et traçabilité des documents.
Administration : - mise à jour des plannings médicaux et transmission des éléments aux services administratifs – gestion des RDV des médecins. Commandes : prend en charge l’approvisionnement en papeterie des médecins et des services.

➢ Relationnel :
• Accueil téléphonique du service pour les informations concernant les patients, accueil physique au sein du service. • Doit valoriser la communication externe des médecins.
• Doit être vecteur des informations orales et écrites dans le service et avec les autres services (accueil, logistique et hôtellerie).
• Participe à des réunions institutionnelles et/ou médicales.
• Capacités à travail en équipe.
• Connaissance des outils bureautiques.
• Gestion des appels et demandes téléphoniques internes et externes.
• S’exprimer clairement vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés.
• Savoir renseigner ses interlocuteurs.
• Prendre des notes rapidement, esprit de synthèse.
• Hiérarchiser les activités à réaliser.
• Utiliser Intra/Internet pour communiquer avec des interlocuteurs ou à réaliser des recherches documentaires.
• Connaissance du vocabulaire médical.

Maîtrise du logiciel ARIANE Grande discrétionLa courtoisieRigueurDisponibilitéQualités relationnelles au sein d’une équipe pluri disciplinaire