Assistant administratif H/F

Sous l'autorité de la Cheffe de Service Administratif, vous assurez l'accueil, la gestion administrative et la coordination des activités de l'établissement. Vos principales missions sont :

Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants.




• Réceptionner, orienter et transmettre les appels et les informations.




• Veiller à la qualité de l'accueil et au bon fonctionnement de l'espace dédié.

Gestion administrative

• Assurer le traitement, la rédaction, la mise en forme, le classement et l'archivage des courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.




• Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que leur diffusion.



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  Mettre à jour les tableaux de bord, plannings, agendas et différents outils de suivi.

  
  
  
  

  • Transmettre les bons de commandes aux prestataires, bordereau de livraison et factures au comptable.

  
  

  • Assurer la gestion et le suivi des commandes de l’établissement destinés aux différents services de l’établissement.

  
  
  
  

Suivi des usagers

• Assurer le suivi administratif des admissions et des sorties.




• Préparer les dossiers d'accueil (contrat de séjour, livret d'accueil, convocations, notifications MDPH…).




• Assurer le suivi des présences et absences des jeunes accueillis.




• Coordonner les transports des usagers et adapter les plannings en fonction des besoins.

Gestion administrative RH

• Participer au suivi administratif des dossiers du personnel.




• Organiser les visites auprès de la médecine du travail.




• Assurer le suivi administratif des formations.




• Contribuer à la mise à jour du registre du personnel et au classement des dossiers RH dans le respect des procédures.

Travail en équipe

• Collaborer étroitement avec la direction, les chefs de service et le comptable.




• Participer à l'amélioration continue des pratiques administratives et institutionnelles.




• Garantir la confidentialité des informations traitées et le respect des procédures de l'établissement.

Formation

• Bac professionnel Gestion-Administration, Secrétariat ou BTS Support à l'Action Managériale (SAM), Gestion de la PME ou équivalent.

Expérience

• Une expérience de 2 ans minimum sur un poste similaire est souhaitée.




• Une connaissance du secteur médico-social constitue un atout.

Compétences

• Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).




• Aisance dans la rédaction de courriers, comptes rendus et documents administratifs.




• Bonne capacité d'organisation, de planification et de gestion des priorités.




• Connaissance des procédures administratives courantes et des outils de gestion documentaire.

Qualités personnelles

• Sens de l'accueil et excellent relationnel.




• Organisation, rigueur et autonomie.




• Réactivité et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément.




• Esprit d'équipe et sens du service.




• Discrétion professionnelle et respect absolu de la confidentialité.




• Capacité d'adaptation auprès de publics en situation de vulnérabilité.

Poste en CDI temps plein.

Poste basé à Arnouville.

Rémunération base SMIC selon expérience (CCN 66).