Assistant (H/F)

Rattaché(e) au Directeur et à la Directrice adjointe, vous assurez le suivi administratif de dossiers transversaux et contribuez à la fiabilité des outils de pilotage du Pôle.

Vos principales missions :

• Assurer le suivi administratif des dossiers, décisions, plans d’action, contrats, conventions et échéances relevant de la Direction ;
• Elaborer et actualiser les tableaux de bord, échéanciers, outils de suivi et éléments nécessaires au reporting et à l’aide à la décision ;
• Centraliser, vérifier, organiser et restituer les informations et pièces administratives transmises par les établissements et services ;
• Préparer et suivre les dossiers des réunions, instances et échéances institutionnelles ;
• Rédiger, mettre en forme et diffuser les courriers, notes, comptes rendus et documents institutionnels, et assurer leur classement, leur archivage et leur traçabilité ;
• Assurer le suivi administratif des achats, de la demande de devis jusqu’à la transmission des éléments de facturation, en lien avec les fournisseurs et les services concernés ;
• Participer au suivi du recouvrement, notamment au contrôle des règlements, au suivi des créances et aux relances ;
• Assurer le suivi administratif du plan de développement des compétences : inscriptions, conventions, financements auprès de l’OPCO et tableaux de suivi.

Vous êtes titulaire d’un diplôme de niveau bac +2 dans le domaine de l’assistanat de direction, de la gestion administrative ou des ressources humaines.
Vous maîtrisez les outils bureautiques, en particulier Word et Excel, et disposez de bonnes capacités rédactionnelles. Rigoureux(se), organisé(e) et autonome, vous savez gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances, analyser les informations et en assurer une restitution fiable.
Le poste implique l’accès à des informations sensibles et confidentielles. Il exige une discrétion absolue, une grande retenue ainsi qu’une parfaite maîtrise de la circulation et de la diffusion des informations.
Une expérience sur un poste similaire et une connaissance du secteur médico-social seraient appréciées.