Secrétaire administratif H/F

Sous l'autorité de la Cadre administrative, vos principales missions sont :

GARANTIR LA GESTION ADMINISTRATIVE DE L’ETABLISSEMENT :

• Assurer l’accueil physique et téléphonique.




• Réceptionner, traiter, orienter les appels et prendre des messages téléphoniques le cas échéant.




• Assurer le traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage).




• Traiter et mettre en forme des documents, notes, courriers, décisions.




• Rendre des prises de notes et rédiger des comptes-rendus : réunion administrative, CVS...




• Préparer et suivre les dossiers des usagers de l’établissement : dossier papier, IMAGO-DU.




• Participer, le cas échéant, à l’amélioration des pratiques, participer à des groupes de travail visant à une amélioration collective de la prise en charge des usagers.




• Garantir la tenue et l’actualisation de l’inventaire des contrats techniques de l’établissement.

ASSURER LE SUIVI ET LA COORDINATION DES IMPERATIFS AVEC LA DIRECTION :

• Prendre des rendez-vous, tenir conjointement l’agenda du chef d’établissement.




• Préparer et organiser les réunions du conseil de la vie sociale, rédiger les comptes rendus et diffuser les informations : convocation, CR, élections ...




• Prendre en charge la partie administrative des évènements (invitation, courriers, comptes rendus...) : WEO, journée famille, fermeture/ouverture établissement...




• Gérer et mettre à jour les listes et les coordonnées des familles.

ASSURER LA COORDINATION AVEC LE PÔLE ADMINISTRATIF :

• Classer, reproduire et archiver des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions.




• Collecter les éléments des dossiers des usagers et assurer le classement et l’archivage.




• Transmettre les bons de commandes au prestataire, bordereau de livraison et factures à la comptable.




• Assurer le suivi, le contrôle et la mise à jour de l’inventaire des immobilisations de l’entreprise.




• Tenir la caisse et inventaire avec la direction.




• Saisir informatiquement les pièces comptables relevant de la caisse (entrées et sorties).




• Assurer la gestion et le suivi des commandes de l’établissement destinés aux différents services de l’établissement.




• Vérifier les factures liées à l’activité de l’établissement : prestataire repas et transport.

GARANTIR L’ACCUEIL DES USAGERS ET DE LEURS FAMILLES :

• Coordonner les transports des usagers : annuler lors d’absences ou adapter le planning des tournées, notamment sur l’EPGP et l’internat...




• Assurer l’appel des usagers, puis transmettre les informations nécessaires aux personnes concernées.




• Garantir le parcours administratif des jeunes accueillis : rédiger la convocation admission, suivre et coordonner l’envoi des notifications MDPH, préparer le dossier d’accueil.




• Suivre l’activité de l’établissement : présence/absence des usagers, entrées / sorties.




• Coordonner les commandes des repas : participer à la commission menue, transmettre le choix des menus et les quantités nécessaires, suivre les livraisons...

Le candidat devra faire preuve des qualités suivantes :

Diplôme requis bac ou bac+2 en assistanat administratif.

• Sens du relationnel auprès des équipes




• Sens de l’organisation




• Capacité d’initiative




• Capacité d’écoute et d’adaptation aux situations




• Faire preuve de disponibilité




• Professionnalisme




• Discrétion et confidentialité

Poste en CDI temps plein.

Poste basé à Chevreuse.

Rémunération à partir de 24K€ bruts annuel selon expérience (CCN 66).