Offre expirée

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Secrétaire de direction — H/F

FONDATION OVE Offre n°976463 — publiée le 11/11/2019

CDD / Remplacement

Temps partiel (32,50h/semaine)

Autrans (38)

Établissement / Entreprise

FONDATION OVE

OVE est une fondation reconnue d'utilité publique depuis le 22 décembre 2013.
Ses 68 ans d'engagement et de participation à une mission de service public sont ainsi salués (décret n° 297 du 20 décembre 2013 - Parution au JO du 22 décembre 2013).
Créée en 1945, sous l'égide d'Yves Farge, commissaire de la République, OVE a d'abord pris en charge des enfants victimes de la guerre. Ses valeurs sont fondées sur le refus de l'exclusion.
A fin 2014, OVE gère un dispositif d'une soixantaine d'établissements et services sociaux et médico-sociaux pour personnes en situation de handicap ou en grande difficulté, adultes, adolescents et enfants.
Avec sa modernisation, entamée dès 1995, elle s'est dotée de moyens humains et techniques performants à la mesure de son ambition solidaire.

Poste

La Direction Générale de la Fondation OVE recrute pour son établissement MECS Eugène Chavant située à Autrans, un(e) secrétaire de direction (H-F) pour 32,50h hebdomadaires, en CDD, pour une période couvrant un congé maternité débutant mi-novembre 2019.

La MECS accueille 14 enfants et adolescents de 3 à 15 ans et est ouverte 365 jours par an. Il est indispensable que le/la candidat(e) ait le permis de conduire.

FINALITÉS DU POSTE :
Emploi dont le titulaire est responsable de l’application des règles relevant d’une technique bien déterminée exigeant des connaissances professionnelles qualifiées. Dans le cadre de consignes générales et selon des instructions précises sur les objectifs et le mode opératoire, l’intéressé met en œuvre les moyens nécessaires, avec des applications pouvant être diversifiées. Il peut être appelé à prendre des initiatives pour adapter les instructions et prévoir les moyens d’exécution.

COMPÉTENCES REQUISES :
• Recevoir et filtrer les communications téléphoniques internes et externes.
• Transmettre les messages à la personne concernée.
• Rédiger et mettre en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier…).
• Organiser et savoir hiérarchiser ses activités de secrétariat.
• S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés.
• Maîtriser les méthodes de prise de notes et/ou de sténo.
• Restituer et transmettre l’information orale et écrite sous forme de synthèse et de manière adaptée.

MISSIONS PRINCIPALES ET RESPONSABILITÉS :
Production de dossiers et planification d’événements :
• Rédiger des écrits professionnels.
• Recevoir, collecter, traiter l’information pour en assurer la transmission.
• Organiser la logistique de réunions ou d’évènements.
• Organiser les manifestations événementielles.
• Identifier, planifier les opérations et tâches pour la réalisation d’un événement ou d’un dossier.
• Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs.
• Contribuer à la gestion du temps d’un Responsable et/ou d’une équipe de travail.
• Gérer les ressources matérielles courantes d’un service ou d’une activité.

Accueil et mission relationnelle :
• Accueillir, orienter et informer, en face à face et au téléphone.
• Tenir le standard téléphonique.
• Tenir des agendas et gérer les rendez-vous.

Organisation du poste bureautique et production de documents administratifs :• Assurer le fonctionnement courant de son poste bureautique.• Saisir, mettre en forme, éditer des documents.• Organiser et assurer un classement bureautique pour le partage et la conservation de l’information.• Gérer et traiter les informations orales et écrites.• Préparer la rédaction de courriers et de comptes-rendus de réunions.

Profil

Le métier est accessible au titulaire d'un diplôme de niveau IV en secrétariat.

Merci d'envoyer par mail votre candidature à elisabeth.clot@fondation-ove.fr Directrice adjointe et de lui envoyer une lettre de motivation, un CV à jour, un extrait de casier judiciaire N°3 (obligatoire).

Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

diplôme de niveau IV en secrétariat