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Secrétaire de direction RH/PAIE — H/F - CDI Temps plein - 92

Cités Caritas Offre n°1118001 — publiée le 22/07/2020

CDI

Temps plein

Vanves (92)

Établissement / Entreprise

Cités Caritas

Créée en 1990 par le Secours Catholique, l’Association des « Cités Caritas » assure l’accueil, l’hébergement, l’accompagnement et l’insertion de personnes en situation d’exclusion et/ou de handicap.

L’Association des « Cités Caritas » se compose d’un siège social qui apporte support et conseil à 19 établissements (Cités) sociaux et médico-sociaux répartis sur 3 territoires.

Poste

Cités Caritas se compose un siège social qui apporte support et conseil à 19 établissements (Cités) sociaux et médico-sociaux répartis sur 3 territoires.
Au sein de Cités Caritas, la Branche Résidences sociales et Pensions de Famille Ile de France, se compose de 11 Pensions de Famille ou Résidences Accueil, d’une résidence pour étudiant, d’une résidence sociale réservées prioritairement aux jeunes actifs, d’une maison d’accueil hospitalière(MAH). Les Pensions de famille sont réparties en 2 secteurs, Est (est parisien, Thianges, Livry Gargan et Pavillon sous-bois) et Ouest (Issy les Moulineaux et ouest parisien).

Le/la secrétaire de direction est le/la collaborateur (rice) directe du directeur.
Il/Elle est chargé(e) d’assurer son secrétariat et de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction.
Il/Elle gère les rendez-vous et l’emploi du temps de ce dernier. Il/Elle prend connaissance de son courrier, prépare sa correspondance, organise des réunions dont Il/Elle fait le plus souvent le compte rendu ou le relevé de conclusions. C’est encore Il/Elle qui organise ses déplacements professionnels.
La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés. La diversité des questions traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (directeurs, personnels des services, clients, administration, représentants du personnel) font des capacités d’observation, d’adaptation et de discrétion les qualités indispensables d’une bonne secrétaire de direction.
Il/Elle a en outre une bonne expression orale et écrite, utilise au mieux toutes les technologies de la bureautique.

Il/Elle est placée sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle du directeur et de la directrice adjointe
Missions principales du poste

Secrétariat général
Il/Elle traite le courrier : enregistrement arrivée / départ, affranchissement
• Il/Elle gère les fournitures : cahier de demandes, commandes, réception et vérification du bon de livraison, stockage et distribution, …
• Il/Elle établit le planning prévisionnel des repas pour les unités de vie et les salariés
• Il/Elle organise le classement et l’archivage de tous les dossiers de l’établissement en relation avec la direction.
• Il/Elle diffuse l’information selon les demandes de la direction et de l’encadrement
o Gestion de l’affichage : mise à jour, lieu
• Il/Elle gère l’information du personnel pour toute question d’ordre individuel ou général et, en liaison avec la direction, y apporte une réponse
• Il/Elle assure
o La gestion des caisses
o Le traitement des factures courantes

Lien avec le public
• Il/Elle perçoit en direct les redevances et les loyers des résidents,
• Il/Elle a en charge la gestion des impayés (suivi des courriers de relance…)
• Il/Elle gère les appels des résidents

Gestion administrative du personnel
• Il/Elle suit et met à jour le dossier administratif du salarié :
o constitution de l’ensemble des pièces,
o déclaration préalable,
o visite médicale d’embauche
o contrats de travail,
o suivi des échéances du contrat de travail : périodes d’essai, CDD, ancienneté.
• Il/Elle prépare pour validation par le siège les avenants aux contrats de travail
• Il/Elle établit en concertation avec les services de la comptabilité les documents règlementaires lors du départ d’un salarié et organise le rendez-vous pour le départ
• Il/Elle tient le registre du personnel et des visites médicales, des accidents de travail, …
• Il/Elle met à jour les tableaux liés à la gestion du personnel
• Il/Elle assiste et conseille les responsables de service dans le recrutement de leurs collaborateurs sur les aspects règlementaires (législation du travail, convention collective) en liaison avec la direction et le service paie du siège
• Il/Elle met à jour le planning des congés et les fiches individuelles de Congés Payés ou récupérations
• Il/Elle gère la remise en main propres aux salariés contre signature de tous documents dont celui-ci doit avoir connaissance
• Il/Elle gère le suivi des visites médicales à la médecine du travail.

Mise en œuvre et suivi du plan de développement des compétences
• Participation à l’élaboration du plan de formation : synthèse du recueil des besoins individuels et collectifs de formation recherche d’organismes de formation, interface avec les salariés et les organismes de formation,
• Mise en œuvre et suivi du plan de formation de la Direction du Territoire et de la Branche Technique sur le plan administratif et logistique,
• Transmission des éléments au siège et suivi des indicateurs.

Gestion de la paie
• Il/Elle recueille et établit le suivi des évènements variables de paie en lien avec les responsables de service et en assure la transmission et le contrôle en lien avec le siège
o La gestion des plannings avec les responsables de service : absences, congés payés, récupérations, maladie
o Les indemnités de nuit, de jour férié, astreintes, …
o Les modes de règlement
o Les tickets repas, et déjeuner
o Gestion des indemnités journalières de Sécurité Sociale et subrogation
• Il/Elle saisit l’ensemble des données recueillies pour la paie
• Il/Elle valide et édite les bulletins de paie après vérifications du service paie du Siège
• Il/Elle rédige les chèques de paie des nouveaux embauchés
• Il/Elle valide les écritures avec le comptable pour transmission et enregistrement
• Il/Elle établit les diverses déclarations auprès des organismes sociaux (CPAM, DDTEFP, visite médicale) et de prévoyance (mutuelle) et suit le paiement des indemnités.
• Il/Elle prépare les données concernant le personnel pour le budget prévisionnel et les comptes administratifs
• Il/Elle participe aux réunions concernant la paie organisée par le Siège

Rôles
• Il/Elle valorise l'Image de l’association, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de celle-ci
• Il/Elle défend les intérêts de l’association
• Il/Elle maintient un esprit d'équipe
• Il/Elle garantit la confidentialité dans le service
• Il/Elle accueille positivement les nouveaux venus
• Il/Elle respecte les procédures
• Il/Elle garantit le bon usage de son matériel
• Il/Elle exerce son travail avec professionnalisme
• Il/Elle assure sa sécurité et celle de ses collègues
• Il/Elle s’investit dans l'ensemble des activités
• Il/Elle informe ses collègues
• Il/Elle se prépare aux changements en se formant et en s'informant
• Il/Elle participe activement aux réunions
• Il/Elle considère sa place comme importante dans l'équipe et agit en conséquence
• Il/Elle comprend et veille à sa rapidité d'action lorsque nécessaire
• Il/Elle alerte les personnes concernées par des dysfonctionnements
• Il/Elle s'assure de la qualité de son travail
• Il/Elle interroge pour comprendre
• Il/Elle anticipe les problèmes
• Il/Elle fait preuve d’anticipation dans son travail
• Il/Elle suggère des actions d'améliorations de la qualité
• Il/Elle améliore l'organisation de son travail
• Il/Elle veille à la mise en place des modifications décidées
• Il/Elle fait part de ses idées pour résoudre un problème, un conflit

Profil

Profil recherché :
• Formation de niveau Bac +2/3 spécialisée en paie et administration du personnel, assistanat de direction, GRH ou droit du travail,
• Connaissance des obligations légales liées et à la gestion du personnel
• Connaissance des activités et métiers de l’association
• Rigueur et fiabilité, discrétion et sens de la confidentialité
• Bonne communication orale et écrite, capacités d’écoute, bonnes aptitudes relationnelles
• Maitrise des logiciels de paie (CEGID), de gestion des temps et outils de SIRH,
• Capacités rédactionnelles, maîtrise de l’outil informatique (Word, Excel,…)

Statut :
Coefficient selon ancienneté et dispositions de la CCN de 1951.
CDI à pourvoir immédiatement

Aucune expérience, Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)

Bacc +2/+3