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Secrétaire administrative — H/F

RESIDENCE DU LAC - Tonneins Offre n°1087712 — publiée le 05/07/2020

CDD / Remplacement

Temps plein

Tonneins (47)

Établissement / Entreprise

RESIDENCE DU LAC - Tonneins

Médicharme, créé en 2015, est spécialisé dans la gestion et l’exploitation des établissements d'hébergement pour personnes âgées dépendantes et non-dépendantes. Acteur reconnu, nous exploitons aujourd’hui 30 établissements en France de type EHPAD, Foyer Accueil Médicalisé et Résidences Services Séniors.

Médicharme se veut un acteur de proximité respectueux des particularismes locaux et offrant aux résidents la continuité d'une existence digne et paisible. Les structures sont toutes animées par un personnel dévoué vivant le "bien vieillir" au quotidien dans chaque geste médical, chaque attention contrant une dépendance naissante.

Médicharme ambitionne compter rapidement parmi les plus importants gestionnaires d’établissements de soins en France. D’ici la fin de l’année, notre projet est de proposer 1400 lits et 1500 supplémentaires à l’horizon 2022.

Poste

• Positionnement : rattachée au Directeur d'établissement.

• Relations & Contacts : Direction de l’établissement, Personnel de l’établissement, Prestataires externes, Public extérieurs

• Objectif : Accueillir, informer et orienter les résidents, les familles et les visiteurs physiquement et téléphoniquement. Participer à la gestion administrative du personnel en collaboration avec la Direction.

MISSIONS :

Incluant notamment : tâches de secrétariat, gestion des plannings, rédaction des contrats de travail, réalisation des visites commerciales).

• Gestion de l’accueil physique et téléphonique :
Promouvoir l’image de l’établissement et contribuer à l’image de l’établissement en assurant un accueil téléphonique et physique de qualité, avec respect et discrétion
S’assurer que le lieu d’accueil est chaleureux, propre et que les documents et revues prévus dans l’entrée soit en bon état
Assurer aux résidents et à leurs familles la qualité d’écoute et a disponibilité nécessaire tout au long du séjour au sein de l’établissement
Commander les ambulances et taxis pour les résidents
Attribuer les lignes directes à chaque résident selon les consignes et suivre la taxation téléphonique
Tenir à jour une liste téléphonique des résidents présents
Mettre à jour le répertoire interne et l’annuaire d’urgence
Transmettre le standard ou transférer les appels en fin de poste
Orienter les résidents, les familles et les autres visiteurs selon les bonnes pratiques
Informer les résidents et leur famille sur les modalités d’hébergement
Présenter les prestations fournies
Remettre et faire prendre connaissance du livret d’accueil
Informer sur le règlement de fonctionnement de l’établissement
Aider les familles dans la constitution des dossiers administratifs (APA, APL, etc …)

• Activités administratives :
Veiller à l’affichage des programmes d’animation et des menus
Gérer les commandes et les stocks de matériels de bureau
Collecter les factures fournisseurs, les vérifier et les transmettre à la Direction
Assurer la réception, le tri, la distribution et les envois des courriers et colis (La Poste, livreurs privés, fournisseurs, etc …) pour l’établissement et pour les résidents
Participer à l’élaboration des tableaux de bord
Classer, ranger, archiver les divers courriers et documents
Réceptionner et transmettre les divers messages d’alarmes ou de pannes
Réaliser divers travaux de secrétariat

• Gestion administrative du personnel :
Accueillir et participer à l’intégration des nouveaux collaborateurs
Inscrire les salariés sur le Registre Unique du Personnel (RUP)
Effectuer les Déclarations Préalables A l’Embauche (DPAE)
Tenir à jour les dossiers des salariés
Tenir à jour le registre des visites et contrôles
Organiser et suivre les visites médicales des salariés
Participer au suivi des absences et assurer partiellement la gestion des plannings, des remplacements et des échanges d’horaires en accord avec la Direction
Participer à l’organisation et la mise en place des formations
Tenir à jour le répertoire des coordonnées du personnel, de l’établissement, de la Direction, des différents intervenants et de l’organigramme

• Communication interne :
Assurer le relais concernant la transmission des informations entre les salariés, les différents services de l’établissement et du siège
Participer à l’organiser des réunions
Participer aux groupes de travail et aux formations
Signaler à l’équipe soignante toute situation à risque pour les résidents
Veiller à la bonne application du règlement de fonctionnement de l’établissement
Réaliser l’affichage des divers documents à destination des résidents, de leurs familles et de visiteurs

• Evaluation qualité et gestion de crise :
Participer aux évaluations de la qualité de l’établissement (évaluation interne, évaluation externe) et enquêtes de qualité
Collaborer au Plan d’Amélioration de la Qualité (PAQ)
Concourir à l’établissement et suivi de Fiches d’Evènements Indésirables (FEI)
Contribuer à la réévaluation du projet d’établissement
Concourir à la communication interne en cas de crise ou d’alerte (crise sanitaire et climatique particulier)

• Politique de bientraitance de l’établissement :
Garantir le respect de la politique de Bientraitance de l’établissement
Participer activement à la mise en œuvre et de à la traçabilité des actions de Bientraitance définies dans le cadre du projet soin
Signaler tout fait pouvant être considéré comme maltraitant et assurer la mise en œuvre et le suivi des actions correctives
Prendre connaissance des recommandations de Bonnes Pratiques Professionnelles sur le sujet
Participer à la formation, l’information et la sensibilisation des usagers (professionnels et non professionnels, accompagnants, aidants, etc …)

Cette présentation de poste n’a pas pour vocation d’énumérer les taches de manière exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction des besoins de l’entreprise.

Profil

COMPETENCES :

• Qualification :
Minimum diplôme de niveau Bac

• Connaissances :

Savoir faire :
Maitriser les outils informatiques et les logiciels internes
Avoir une bonne aisance au téléphonique
Tenir compte des impératifs de gestion
Informer et former le personnel remplaçant à l’accueil et au standard
Travailler en équipe

Savoir être :
Rigueur
Sens du relationnel auprès des équipes et des résidents
Sens de l’organisation
Capacité d’initiative
Capacité d’écoute et d’adaptation aux situations
Faire preuve de disponibilité
Professionnalisme
Discrétion et confidentialité

Aucune expérience

Minimum diplôme de niveau Bac