Assistant Direction de la clientèle — H/F

Fondation A. de Rothschild Offre n°944536 — publiée le 10/09/2019

CDI

Temps plein

Paris

Établissement / Entreprise

Fondation A. de Rothschild

La Fondation A. de Rothschild, située à Paris 19ème, est un établissement hospitalo-universitaire, handi-accueillant, privé à but non lucratif participant au service public. L’hôpital est leader dans le traitement chirurgical et médical des pathologies de la tête et du cou (Neurochirurgie, ORL, Ophtalmologie, Neurologie, NRI) pour les patients de tout âge.

Particulièrement dynamique, la Fondation est reconnue pour ses valeurs humanistes, sa capacité à innover, et son implication dans la recherche médicale.

Poste

Rattachée à la Direction Clientèle, l'assistante et référente RH contribue à la cohésion , à l'atteinte des objectifs et projets de la direction clientèle

Vos missions seront les suivantes :

Assurer un reporting auprès de la Directrice Clientèle
Assurer le lien entre les coordinateurs de la Direction Clientèle
Etre force de proposition pour améliorer les organisations
Mise en œuvre et suivi des décisions
Organisation des réunions et formations et des évènements de la Direction Clientèle
Gestion de l’agenda de la Directrice clientèle
Rédaction et diffusion des notes de service
Rédaction et mise en forme de documents

Gestion et suivis des stocks :
Commande et gestion des stocks (fournitures de bureau/ papiers/ enveloppes/ étiquettes T14/ ticket QMATIC et tickets carte bleue, divers) sur l’applicatif DDS
Commande des CERFA auprès de l’Assurance Maladie
Commande et gestion des cartes CPE
Gestion des vestiaires et des uniformes

Assistanat des secrétariats :
Suivi des indicateurs : compte-rendus, téléphonie, attribution des rendez-vous, programmations opératoires
Diffusion des tableaux de bords mensuels aux chefs de service
Gestion de la frappe centralisée avec suivi des indicateurs (compte-rendus)
Gestion des demandes de dossiers médicaux
Remplacement du référent bureautique DPI en cas d’absence

Référente RH :
Référente OCTIME de la Direction Clientèle
Gestion et centralisation des demandes de congés et RTT, et saisie dans Octime
Gestion et optimisation des plannings en fonction de l’activité des différents services
Transmission des éléments variables de paie à la DRH
Gestion administrative du recrutement en lien avec la DRH : identification de profils requis selon les services et organisations des entretiens avec le responsable concerné
Accueil des nouveaux arrivants à la DC (remise du livret d’accueil, attribution des codes informatiques

Profil

Vous avez une première expérience dans le secrétariat médical qui vous permettra de suivre les indicateurs de l'établissement et comprendre les enjeux de la direction. Vous avez complété votre parcours professionnel par une expérience RH ou une formation.
Vous avez un bon relationnel et êtes capable de vous adapter à différents interlocuteurs (médecins, RH, direction, secrétaires ...)
Organisée, réactive et aimant les projets rejoignez nous.

Confirmé (5 ans et plus)

BAC + 2 Secrétariat médical ou/et RH

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